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Reglamento de Financiación de Pre-Congresos y Congresos de la Juventud Italo-Argentina de Feditalia

 

FUNDAMENTACIÓN:
Consideramos muy importante establecer pautas y normas claras, a través de un marco de transparencia, que permitan a los organizadores de los Pre-Congresos y Congresos, tener una guía adecuada a la cual ajustarse en la planificación y desarrollo del evento.
A su vez establecer un sistema de financiación continua que se transmita en un beneficio directo para todos los Jóvenes Italo-Argentinos que participen de estos eventos.

OBJETIVOS:
• Establecer los parámetros para elaborar el Presupuesto Inicial de ingresos y egresos estimados para la realización de los Pre-Congresos o Congresos.
• Establecer los criterios para presentar el Balance Final de los Pre-Congresos o Congresos.

DESARROLLO:
Las Instituciones que se presenten como sede en Pre-Congresos y Congresos deben tener antecedentes de participación en los eventos de Feditalia y en su comunidad de referencia. A su vez deben considerar su capacidad, situación y realidad cierta para organizar Pre-Congresos y Congresos, como también contar con el aval de las Instituciones de su entorno.

Presupuesto Inicial:
Se deberá estimar la cantidad posible de personas que participarán del evento (organizadores, disertantes, invitados y asistentes).
Luego se individualizarán las necesidades y se dividirán las mismas en grandes categorías (por ejemplo: salones, hotelería, gastronomía, comunicaciones, papelería, transporte, turismo).
De acuerdo a la cantidad de participantes y por cada categoría se solicitarán al menos tres presupuestos, por escrito y con fecha. La elección de uno de ellos se justificará de acuerdo a la ponderación calidad y precio mas adecuada.
Asimismo se presupuestarán los ingresos divididos igualmente en grandes categorías (aportes, subvenciones, sponsors, canjes, actividades organizadas para recaudar fondos, inscripciones de los participantes).
El Presupuesto inicial así conformado se presentará ante la Comisión Nacional y Feditalia, acompañado de una carta de presentación del evento.

Balance Final:
Una vez finalizado el evento, y con plazo máximo de un mes, deberá presentarse igualmente el Balance final, único y completo. El mismo deberá subdividirse de acuerdo a las grandes categorías, establecidas en su respectivo Presupuesto, y ajustarse al mismo, tanto para egresos como para ingresos.
Deberá estar acompañado de las facturas y/o documentación correspondiente.
En caso de existir fondos excedentes una vez finalizado el evento, al menos dos tercios de los mismos deberán destinarse a disminuir los gastos de hospedaje del próximo evento similar, es decir, los excedentes de un Pre-Congreso a otro Pre Congreso; y los de un Congreso a otro Congreso. Dichos excedentes deberán ser entregados a los próximos organizadores, en el caso de los Pre Congresos, al final el Congreso respectivo; en el caso de los Congresos, en un plazo no mayor a un mes de presentado el Balance final.
Finalizado esto, el Balance será archivado en sede de Feditalia y estará a disposición de la Juventud Italo-Argentina cuando sea requerido.

CONSIDERACIONES FINALES:
A la presente reglamentación se le dará lectura en el momento de la elección de las sedes de los Pre Congresos y Congresos.
Agréguese en la sección “Obligaciones de la Comisión Reducida” del “Reglamento interno de la Comisión Nacional de Jóvenes Italo-Argentinos”, el Deber de Control, de los presupuestos y balances de los Pre Congresos , y Congresos, según lo establece su respectivo reglamento.

AUTORES:
Ejecutivo de la Comisión Nacional de Jóvenes Italo-Argentinos de Feditalia, periodo 2003-2004.
Romina Birra, Martín D’Amico, Josefina Genuso, Marina Golé, Mónica Lo Presti, Gustavo Vasile, Alejandro Vazza, ,Valeria Venditi y Erica Vitali.

 
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